Chiunque vorrebbe possedere la capacità di fare ogni cosa al momento giusto, ma spesso invece ci si scontra, o meglio ci si focalizza, su ciò che almeno in apparenza sembra urgente e importante.

Concentrarsi sulle attività importanti, anche se non urgenti, può aiutarti a evitare la sensazione di "essere sempre di corsa" e a pianificare il tuo tempo in modo più strategico. Imparare a distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è importante è una chiave per gestire il tuo tempo in modo più efficiente e raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

Per affrontare questo "problema", puoi adottare l'approccio delle "priorità" e della "matrix di Eisenhower", un concetto sviluppato dallo stesso ex presidente degli Stati Uniti. La matrice di Eisenhower ti aiuta a distinguere tra attività urgenti e importanti, permettendoti di concentrarti sulle attività che hanno un impatto significativo sulla tua vita o sul tuo lavoro. Ecco come funziona:

1. Urgente e Importante: Attività in questa categoria richiedono la tua immediata attenzione. Affrontale senza indugi.
2. Importante ma non Urgente: Queste sono attività cruciali ma non richiedono azione immediata. Pianificale e dedicaci tempo regolarmente per prevenirle dall'essere urgenti.
3. Urgente ma non Importante: Queste attività possono sembrare urgenti, ma non contribuiscono significativamente ai tuoi obiettivi a lungo termine. Cerca di delegarle, se possibile.
4. Non Urgente e non Importante: Evita queste attività. Sono spesso distrazioni che possono compromettere la tua produttività.

Secondo l’ex presidente USA Dwight D. Eisenhower, considerato un vero maestro in materia di time management, “le scelte più urgenti sono raramente le più importanti”. Per questa ragione ha elaborato questo metodo grazie al quale è possibile imparare a distinguere ciò che importante da ciò che è urgente. Indipendentemente da quale compito vi troviate sulla scrivania, catalogatelo subito secondo la matrice di Eisenhower e poi decidete cosa fare in quale momento.

La tentazione inizialmente sarà quella di mettere tutto nel campo “urgente e importante “. Poi però fermatevi e chiedetevi: quando riuscirò a fare le cose importanti e non urgenti? In questo settore si trovano infatti le decisioni strategicamente a lungo termine, che quindi non vanno certo tralasciate. 

La Matrice di Eisenhower è uno strumento flessibile e può essere adattata alle tue esigenze specifiche. Utilizzarla regolarmente può aiutarti a mantenere il controllo delle tue attività e a ottimizzare il tuo tempo.

Organizza un corso formativo per i tuoi collaboratori per imparare a gestire la mole di lavoro ed essere più efficienti. Contattaci.